Bạn đã từng nghe về phương pháp Get Things Done (GTD) chưa? Đây là một hệ thống quản lý công việc, được sáng tạo và giới thiệu bởi David Allen thông qua cuốn sách cùng tên vào năm 2001.

Phương pháp Gets Things Done là gì?

Áp dụng GTD không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về công việc mà còn giúp giải phóng bộ não khỏi cảm giác căng thẳng và lo lắng. Bằng cách này, chúng ta có thể dùng năng lượng của mình vào những việc khác có ý nghĩa hơn.

Phương pháp GTD đã được phát triển để giải quyết các vấn đề một cách cụ thể và hiệu quả. Nó bao gồm một loạt các quy trình và thói quen như sau:

• Thiết lập một lịch trình cho các hoạt động quan trọng, giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả và liên tục cập nhật.
• Tạo ra một danh sách rõ ràng và toàn diện về các hành động tiếp theo mà bạn có thể thực hiện bất cứ khi nào và ở bất kỳ đâu, mà không cần phải suy nghĩ hoặc tìm hiểu thêm.
• Xây dựng danh sách đầy đủ các mục tiêu, từ những kết quả lớn đến những thành tựu nhỏ, mà bạn đã cam kết đạt được trong vòng 12 tháng tới.
• Tổ chức và theo dõi mọi khía cạnh của cuộc sống của bạn thông qua một hệ thống hoàn chỉnh, giúp bạn duy trì sự tổ chức và hiệu suất cao trong mọi tình huống.

Kết quả của việc thực hiện phương pháp Getting Things Done (GTD) là:

• Không bỏ lỡ bất kỳ điều quan trọng nào nữa, nhờ vào việc tổ chức công việc một cách cụ thể và hiệu quả.
• Luôn sẵn sàng và chuẩn bị trước cho những tình huống có thể xảy ra, giúp bạn tiếp tục công việc một cách hiệu quả và không bị gián đoạn.
• Có sự giám sát chặt chẽ đối với các công việc mà bạn đã cam kết thực hiện gần đây, giúp đảm bảo tiến độ công việc được duy trì và đạt được mục tiêu đề ra.
• Tâm trí hoàn toàn rõ ràng mà không cần phải suy nghĩ hoặc ghi nhớ bất kỳ điều gì, do đã có hệ thống tổ chức công việc và thông tin hiệu quả từ GTD.

GTD bao gồm những bước nào?

GTD bao gồm 5 bước:

• Ghi chép (Capture): Hãy ghi lại mọi thứ – từ công việc cần làm, ý tưởng, đến những nhiệm vụ hàng ngày. Sử dụng một cuốn sổ, ứng dụng quản lý công việc hoặc bất kỳ phương tiện nào bạn thích để tổ chức thông tin. Đừng để việc trì hoãn cản trở bạn, hãy đưa tất cả vào danh sách ngay từ bây giờ.
• Làm rõ (Clarify): Xác định xem các công việc này có thể hoàn thành được không. Nếu có, quyết định cách thức hoàn thành. Nếu không, xem xét liệu có thể bỏ qua hoặc giải quyết sau. Từ đó, tạo ra một danh sách các công việc cần thực hiện.  Hãy biến mỗi mục tiêu thành các hành động cụ thể. Thay vì viết “Lên kế hoạch cho kỳ nghỉ”, hãy mô tả cụ thể những gì bạn cần làm. Nếu có thể làm ngay, hãy làm ngay.
• Sắp xếp (Organize): Phân loại và sắp xếp các công việc vào 3 nhóm: dự án, thời gian và bối cảnh. Ví dụ: bạn có một bài thuyết trình nhóm (dự án) vào thứ Hai (thời gian) và bạn cần kiểm tra tiến độ của bạn A (nội dung). Đánh giá mức độ quan trọng của mỗi mục và ưu tiên chúng. Không cần phải hoàn thành tất cả ngay lập tức, chỉ cần đảm bảo chúng được sắp xếp hợp lý và có thời hạn nhất định. 
• Thực hiện (Engage): Chọn một công việc và thực hiện. Hệ thống GTD của bạn đã được thiết lập, với những công việc được sắp xếp có tổ chức và phân loại mức độ ưu tiên. Bạn đã biết phải làm gì và làm việc đó khi nào.
• Đánh giá lại (Review): Luôn kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch dựa trên tiến độ và chất lượng công việc hiện tại. Xem lại danh sách và chọn những công việc tiếp theo mà bạn sẽ làm. Nếu có một số mục quá mơ hồ, hãy xếp chúng lại. Cập nhật danh sách thường xuyên để theo dõi sự thay đổi trong mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc.

Thêm vào đó, có hai lưu ý quan trọng dưới đây sẽ giúp bạn áp dụng GTD một cách hiệu quả hơn:

“Bước tiếp theo là gì?”: Câu hỏi này được đặt ra ở mọi giai đoạn của quy trình GTD. Việc đặt ra câu hỏi này giúp bạn xác định rõ những bước tiếp theo cần thực hiện để tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.

Quy tắc 2 phút: Với các công việc có thể hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn như 2 phút, hãy thực hiện ngay lập tức. Việc này giúp bạn tránh việc dành quá nhiều thời gian suy nghĩ hoặc trì hoãn các công việc nhỏ, đồng thời giữ cho luồng công việc của bạn luôn mượt mà.

Bắt đầu áp dụng phương pháp GTD như thế nào?

Đầu tiên, bạn cần một số công cụ để nắm bắt và tổ chức và sắp xếp tất cả mọi thứ bạn cần ghi nhớ. Bạn có thể đã có sẵn một ứng dụng, một cuốn nhật ký hay sổ ghi chép yêu thích mà vẫn thường dùng để tổ chức công việc.

Tiếp theo, hãy dành chút thời gian mỗi tuần hoặc đầu ngày mới để xem xét công việc cần làm. Đâm đầu vào làm việc không có kế hoạch là cách làm mù quáng nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã bố trí công việc theo độ ưu tiên để bạn không lãng phí thời gian để biết được việc nào quan trọng hơn. Ví dụ, mỗi sáng bạn cần dành 5 phút để xem xét công việc cần làm, liệu có cần thêm hay bớt không, có cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên không. Mỗi tuần bạn có thể dành 30-60 phút để xem xét lại công việc trong tuần để đảm bảo sắp xếp thời gian, thứ tự ưu tiên phù hợp.

Công đoạn xử lý tất cả các giấy tờ trên bàn làm việc, đồng thời ở các nơi khác, và các loại tin nhắn ở tất cả các hộp thư đến sẽ chiếm nhiều thời gian nhất. Việc này có thể mất từ vài giờ đến một ngày hoặc có khi 3 ngày. Phần lâu nhất tiếp đến là bạn phải thiết lập một hệ thống hồ sơ và danh sách. Điều đó có thể mất từ một đến hai giờ. Các việc còn lại thì thường không mất thời gian thiết lập. Vì thế, tổng cộng, bạn có thể mất một đến hai ngày (hoặc nhiều hơn nếu cuộc sống của bạn là một mớ rối bời). David Allen khuyến nghị bạn nên dành một khoảng thời gian là một hoặc hai ngày để “làm sạch” mọi thứ và thiết lập lại các thói quen của mình.

Làm thế nào khi gặp khó khăn trong việc duy trì GTD?

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc duy trì GTD, hãy thử áp dụng những đề xuất sau:

• Đánh giá hàng tuần: Bản đánh giá hàng tuần là chìa khóa để duy trì GTD. Dù bạn chỉ bắt đầu với một hệ thống cơ bản, hãy cam kết thực hiện bản đánh giá hàng tuần. Điều này giữ cho hệ thống của bạn được cập nhật và đồng bộ, ngay cả khi bạn bận rộn.
• Xây dựng thói quen: GTD thực sự là một loạt các thói quen, và quan trọng là hãy làm quen với nó dần dần, theo từng bước. Bắt đầu với một thói quen nhỏ, sau đó tiếp tục với thói quen tiếp theo, và dần dần như vậy. Điều này giúp GTD trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày của bạn.
• Bắt đầu từ những bước nhỏ: Thay vì cố gắng triển khai toàn bộ phương pháp, hãy bắt đầu với một phiên bản đơn giản hơn của GTD. Phiên bản đơn giản này sẽ dễ duy trì hơn và giúp bạn dễ dàng tiếp cận hơn.
• Sử dụng công cụ bạn yêu thích: Chọn các công cụ mà bạn thực sự thích sử dụng. Điều này giúp tạo điều kiện cho việc gắn bó với phương pháp GTD hơn.
• Tham gia diễn đàn trực tuyến: Tìm kiếm nhóm người cùng quan tâm để được hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm. Các diễn đàn trực tuyến như The 43Folders, Google Group, hoặc GTD Yahoo Group có thể là nơi thích hợp để kết nối và học hỏi.