Lộ trình chuyển đổi số chắc chắn thành công cho doanh nghiệp

Xác định được lý do “Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?” hay “Chuyển đổi số sẽ giải quyết những vấn đề nào của doanh nghiệp?”. Đề chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần phải đi tìm lời giải cho câu hỏi này trước tiên khi xây dựng quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Chuyển đổi số không phải là một xu hướng doanh nghiệp phải theo đuổi mà nó xuất phát từ chính những vấn đề đang kìm hãm sự phát triển và thôi thúc doanh nghiệp phải hành động ngay, thay đổi nhanh.

Lộ trình chuyển đổi số chắc chắn thành công cho doanh nghiệp

Trên thực tế, báo cáo mới đây của Mckinsey cho thấy 70% các nỗ lực chuyển đổi số của doanh nghiệp đều thất bại trong việc đạt được các mục tiêu ban đầu đề ra.

Trái ngược với các tập đoàn và doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp trong nước rất khó khăn trong việc xác định lộ trình chuyển đổi số khi không có các nguồn lực để thuê tư vấn hoặc triển khai các dự án chuyển đổi số của chính mình.

Chính vì thế, khi xây dựng lộ trình chuyển đổi số của mình, mỗi doanh nghiệp cần phải trả lời được sáu câu hỏi dưới đây. Những câu hỏi này liên kết với nhau, lời giải của câu hỏi trước sẽ là đầu vào để trả lời cho câu hỏi tiếp theo.

– Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

– Những thành tựu đạt được khi chuyển đổi số là gì?

– Doanh nghiệp cần thay đổi những gì?

– Những thay đổi nào được yêu cầu để chuyển đổi?

– Gói thay đổi nào được khuyến khích để tạo nên sự thay đổi?

– Doanh nghiệp sắp xếp thời gian thay đổi cho từng yếu tố như thế nào?

1. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Xác định được lý do “Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?” hay “Chuyển đổi số sẽ giải quyết những vấn đề nào của doanh nghiệp?”. Đề chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần phải đi tìm lời giải cho câu hỏi này trước tiên khi xây dựng quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Chuyển đổi số không phải là một xu hướng doanh nghiệp phải theo đuổi mà nó xuất phát từ chính những vấn đề đang kìm hãm sự phát triển và thôi thúc doanh nghiệp phải hành động ngay, thay đổi nhanh.

Nghiên cứu của McKensey chỉ ra rằng, vào năm 2025, mức độ tác động của chuyển đổi số tới GDP của nước Mỹ là khoảng 25%, còn ở các nước châu Âu là khoảng 36%. Tại Việt Nam, Đảng và nhà nước đã ra Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020 phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” đã đưa ra những mục tiêu rất sát với tình hình chuyển đổi số chung của thế giới.

Thực tế từ các công ty đã chuyển đổi số thành công trên thế giới đã cho thấy những lợi ích mà nó mang lại là vô cùng to lớn, bao gồm:

  • Đối với khách hàng, được phục vụ đúng nhu cầu, đúng thời điểm, gia tăng trải nghiệm hài lòng với doanh nghiệp.
  • Đối với ban lãnh đạo được cung cấp nhiều thông tin có giá trị hơn để hỗ trợ việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
  • Đối với nhân viên, sẽ được cung cấp các công cụ làm việc chuyên môn hóa nhằm giảm bớt thời gian thực hiện các công việc hành chính để có thời gian sáng tạo ra cách làm việc mới, gia tăng giá trị cho bản thân và công ty.
  • Đối với doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành, tiếp cận tối đa khách hàng trong cùng một khoảng thời gian. Từ đó mở rộng thị phần kinh doanh, gia tăng doanh số.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần dẹp bỏ tâm lý nóng vội, nếu không sẽ rất dễ tiêu tốn thời gian cũng như nguồn lực của mình để chữa ngọn mà không chữa gốc hay vội vàng sử dụng các công nghệ rời rạc nên sau này muốn tích hợp lại sẽ tốn kém chi phí và khó khăn rất nhiều.

2. Những thành tựu đạt được khi chuyển đổi số là gì?

Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng: “Các doanh nghiệp không chuyển đổi số theo phong trào vì lựa chọn này thực sự tốn kém và có nhiều rủi ro. Các doanh nghiệp chỉ thực sự phải chuyển đổi khi họ nhìn thấy những vấn đề kìm hãm sự phát triển của mô hình kinh doanh hiện tại”.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ đạt được những thành tựu cơ bản dưới đây khi thực hiện chuyển đổi số thành công, bao gồm:

+ Xóa nhòa khoảng cách về không gian và thời gian giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, giữa các nhân viên với lãnh đạo, giữa nhân viên với nhân viên. Doanh nghiệp tạo lập được môi trường làm việc mọi lúc, mọi nơi, tăng trải nghiệm làm việc cho nhân viên.

+ Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các quy trình làm việc, tương tác trong doanh nghiệp.

+ Tối ưu hóa năng suất của nhân viên nhờ khả năng tạo lập môi trường làm việc từ xa, tự động nhắc việc cho nhân viên; đặc biệt là thiết lập được những công cụ làm việc thân thiện và cung cấp đầy đủ thông tin chính xác phục vụ quá trình tác nghiệp của nhân viên.

+ Nâng cao khả năng thích ứng và cạnh tranh của doanh nghiệp.

+ Tăng cường trải nghiệm của khách hàng, dự báo nhu cầu của khách hàng đổi với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp từ đó tố ưu hóa các hoạt động sản xuất, tiết giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Và rất nhiều thành tự khác mà các doanh nghiệp có thể đạt được

3. Chuyển đổi số, cụ thể doanh nghiệp cần chuyển đổi những gì?

Mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều có thể thực hiện chuyển đổi số, điều đó phụ thuộc vào quyết định của ban lãnh đạo công ty trong việc ưu tiên giải quyết những vấn đề kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp Việt Nam phần lớn là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, hoạt động theo cách thức truyền thống tức là chia nhỏ hoạt động theo nghiệp vụ, phòng ban chức năng, thậm chí nhiều doanh nghiệp còn chưa thực sự có tổ chức hoạt động một cách rõ ràng. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều được tổ chức theo các bộ phận chức năng sau:

+ Quản lý marketing và chăm sóc khách hàng

+ Quản lý kinh doanh và bán hàng

+ Quản lý nhân sự

+ Quản lý tài chính & kế toán

+ Quản lý điều hành

Tất cả các nghiệp vụ trên đều có thể chuyển đổi số nhờ vào việc sử dụng các công nghệ hiện đại, ứng dụng các thành tựu của của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Tùy theo quy mô và giai đoạn phát triển mà doanh nghiệp có thể thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi khác nhau. Dưới đây làm một mô hình tham khảo về các nhiệm vụ cần chuyển đổi của doanh nghiệp theo giai đoạn phát triển của mình khi xây dựng lộ trình chuyển đổi số

4. Chuyển đổi số, doanh nghiệp cần thay đổi những gì?

Sau khi đã biết chính xác vì sao cần phải chuyển đổi số và chuyển đối sổ mang lại những thành tựu gì, đã đến lúc doanh nghiệp cần “soi gương” lại chính mình để chuẩn bị “nguyên vật liệu” cho quá trình chuyển đổi số.

Hay nói cách khác, doanh nghiệp cần chuẩn những yếu tố đóng vai trò quan trọng tới sự thành công của công cuộc chuyển đổi số như sau:

Thứ nhất là yếu tố về đội ngũ nhân sự hay con người: Đây là yếu tố quan trọng nhất vì suy cho cùng, công nghệ cũng sẽ vô ích nếu chính những người sử dụng công nghệ vẫn bảo vệ tư duy cũ kỹ lạc hậu, không chịu tiếp nhận tri thức mới. Do đó, văn hóa doanh nghiệp cần đề cao sự thay đổi và mở lòng đón nhận những điều mới mẻ để giúp sức cho chiến lược chuyển đổi số thành công. Theo tổ chức BCG, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan toả đến các cấp nhân viên.

Theo Jabil, 74% các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều cho rằng những thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ. 

Thứ hai là yếu tố quy trình tác nghiệp: Để có thể chuyển đổi số thành công, các doanh nghiệp cần thay đổi các quy trình tác nghiệp giảm thiểu các khâu trung gian, tăng cường các bước xử lý tự động hóa. Từ các quy trình tác nghiệp được tự động  hóa, các doanh nghiệp có thể tự động tao ra các dữ liệu chính xác, kịp thời, từ đó giúp doanh nghiệp có thể ra quyết định dựa vào số liệu thay vì hành động cảm tính mới đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. Để chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tập hợp mọi dữ liệu trong quá khứ để chuyển chúng thành dạng số rồi từ đó mới phân tích để biến dữ liệu thành tài sản vô tận và tận dụng nó làm bàn đạp trong việc chuyển đổi số.

Thứ ba là yếu tố về công nghệ: Các doanh nghiệp chuyển đổi số cần lựa chọn các nền tảng công nghệ có tính đồng bộ dữ liệu, khả năng tích hợp các ứng dụng dịch vụ cao. Từ đó, tạo lập được dữ liệu xuyên suốt quá trình quản lý, vận hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, các công nghệ được lựa chọn phải phù hợp với với mô hình và lịch trình phát triển của doanh nghiệp, giảm thiểu việc thay thế khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn.

5. Gói giải pháp được khuyến khích trong chuyển đổi số?

Khi đứng trước quyết định chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ đứng trước hai lựa chọn:

+ Thứ nhất là tự xây dựng hệ thống ứng dụng dựa trên quy trình của mình. Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ có một giải pháp được may đo theo đúng yêu cầu của mình, hạn chế việc thay đổi quy trình đến mức thấp nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị một ngân sách khổng lồ và nuôi dưỡng một đội ngũ nhân sự để vận hành hệ thống đó. Dự án này cũng sẽ cần rất nhiều thời gian để phân tích nghiệp vụ và nghiên cứu công nghệ. Do vậy, tổng chi phí sở hữu và thời gian phát triển sẽ là rất lớn nhưng tính chuyên hoá chưa chắc được đảm bảo.

+ Thứ hai là tận dụng các giải pháp có sẵn và kết nối chúng lại với nhau. Với hình thức này, doanh nghiệp có đa dạng các sự lựa chọn đến từ những nhà cung cấp khác nhau và cũng tiết kiệm được rất nhiều chi phí mà vẫn được sử dụng những công nghệ mới nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải lượng hoá quy trình của mình cho phù hợp với các nhà cung cấp giải pháp để hạn chế tối đa việc sử dụng nhiều nền tảng riêng lẻ cùng một lúc. Về lâu dài, khi các nghiệp vụ cần liên kết với nhau, những giải pháp rời rạc của các nhà cung cấp khác nhau sẽ không thể tích hợp được.

Để có thể đưa ra lựa chọn đúng đắn trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá cụ thể những nhu cầu và khả năng đầu tư của mình, từ đó tối ưu hóa các giải pháp chuyển đổi số.

6. Doanh nghiệp sắp xếp thời gian thay đổi cho từng yếu tố như thế nào?

Chuyển đổi số là cả một quá trình dài và hiếm có doanh nghiệp nào chuyển đổi toàn bộ mà thông thường sẽ ưu tiên một số nghiệp vụ thực hiện trước. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những ưu tiên khác nhau tùy thuộc vào tình hình thực tế của mình nhưng phân tích các doanh nghiệp đã chuyển đổi số thành công sẽ thấy một quy luật.

Như đã trình bày ở phần 3, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều tổ chức hoạt động theo phòng ban, chức năng gồm: Quản lý Marketing và chăm sóc khách hàng – Quản lý kinh doanh và bán hàng – Quản lý nhân sự – Quản lý tài chính & kế toán – Quản lý điều hành. Các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một lộ trình chuyển đổi số phù hợp với quy mô hoạt động và phát triển của mình, tức là tìm kiếm các giải pháp nền tảng số giúp doanh nghiệp chuyển đổi số theo hướng tăng cường trải nghiệm của khách hàng – Tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp – Tạo ra các mô hình kinh doanh mới.

Sau đó, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của doanh nghiệp mà lựa chọn chuyển đổi số nghiệp vụ quản lý nhân sự hay quản lý bán hàng. Các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ sẽ ưu tiên tìm kiếm giải pháp công nghệ cho nghiệp vụ quản lý bán hàng, quản lý thông tin khách hàng hơn là quản lý nhân sự. Còn các doanh nghiệp xây lắp, sản xuất sẽ ưu tiên quản lý nhân sự và quản lý điều hành chung.

Dưới đây là cách tiếp cận trong việc xác định “Hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp” theo quy mô phát triển của một doanh nghiệp:

Như vậy, lộ trình chuyển đổi số đã sáng tỏ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt tay vào lập chiến lược và lên kế hoạch thực thi. Dưới tác động của dịch bệnh, những biến động từ thị trường kinh doanh Thế giới hay cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, bài toán được đặt ra lúc này không còn là chuyển đổi số hay chết, mà là chuyển đổi số như thế nào để tồn tại.

0 Responses

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Share the Post:

Related Posts