Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc đầu tư vào đào tạo nhân viên không chỉ là một nhu cầu mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tính toán chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên có thể là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Từ việc xác định mục tiêu đào tạo đến tính toán các chi phí cụ thể, quá trình này đòi hỏi sự phân tích và tính toán tỉ mỉ.

Trên thực tế, việc tính toán chi phí đào tạo không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về nguồn lực cần thiết mà còn giúp đánh giá được lợi ích mà việc đầu tư vào đào tạo mang lại. Hãy cùng nhau khám phá chi tiết và hiệu quả cách tính toán chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên trong bài viết dưới đây.

Chi phí trung bình của việc đào tạo nhân viên là bao nhiêu? 

Báo cáo ngành đào tạo năm 2021 do Tạp chí Đào tạo công bố cho thấy, trung bình một công ty chi 1.071 USD cho mỗi nhân viên cho việc đào tạo vào năm 2021. Khi xem xét mức trung bình dựa trên quy mô:

• Các công ty nhỏ (100-999 nhân viên) chi nhiều nhất cho mỗi nhân viên ở mức 1.433 USD, mặc dù họ đã giảm chi tiêu hơn 200 USD cho mỗi nhân viên so với năm trước.
• Các công ty cỡ trung bình (1.000-9.999 nhân viên) đã tăng gần gấp đôi mức chi tiêu cho mỗi nhân viên vào năm 2021, lên tới 902 USD.
• Các công ty lớn (trên 10.000 nhân viên) giảm 20% chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên; từ 924 USD vào năm 2020 lên 722 USD vào năm 2021.

Chi phí đào tạo nhân viên có đáng để bỏ ra không?

Bây giờ chúng ta biết chi phí đào tạo nhân viên rất cao, câu hỏi đặt ra là là liệu các tổ chức có nên bỏ ra chi phí này hay không? Những số liệu thống kê sau đây sẽ làm rõ câu trả lời cho câu hỏi này:

• Gallup gợi ý rằng  87% thế hệ Millennials coi công việc của họ là cơ hội phát triển nên việc đào tạo nhân viên là điều bắt buộc. 
• Có tới 20% nhân viên Mỹ nghỉ việc trong vòng 45 ngày kể từ ngày làm việc. Tỷ lệ luân chuyển nhân viên này chỉ có thể được giảm bớt thông qua việc đào tạo và giới thiệu nhân viên phù hợp. 
• Theo một nghiên cứu của IBM, 84% nhân viên trong các tổ chức hoạt động tốt nhất đang nhận được sự đào tạo mà họ cần, làm việc hiệu quả hơn 10% và tiết kiệm được hơn 70.000 USD hàng năm. 

Những số liệu thống kê này cho thấy rõ tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên trong việc tăng sự hài lòng của nhân viên và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên. Một chương trình đào tạo nhân viên được thiết kế tốt sẽ giúp nhân viên của bạn làm việc thông minh hơn và giảm chi phí vận hành. 

Zig Ziglar đã đúng khi nói rằng “ Điều duy nhất tệ hơn việc đào tạo nhân viên và đánh mất họ là không đào tạo và giữ họ ”.

Cách tính chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên

Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên thường được tính bằng một công thức đơn giản: Tổng chi phí đào tạo chia cho số lượng người tham gia. Trong đó tổng chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi phí trực tiếp và gián tiếp, cụ thể như sau:

• Chi phí trực tiếp (Các khoản được lập hóa đơn cho đào tạo)

Khi lập ngân sách cho việc đào tạo nhân viên, chi phí trực tiếp là yếu tố dễ thấy nhất. Chi phí trực tiếp trong đào tạo nhân viên là chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình đào tạo dưới hình thức hóa đơn. Bao gồm các:

• Phí đào tạo: Thanh toán cho chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc nhân viên nội bộ được chỉ định làm giảng viên. Nó bao gồm mức lương theo giờ hoặc tiền lương, chuyên môn và kinh nghiệm của họ. Các chuyên gia tư vấn bên ngoài thường yêu cầu mức phí cao hơn do chuyên môn và kinh nghiệm chuyên môn của họ trong một lĩnh vực cụ thể. Mặt khác, các giảng viên nội bộ có thể phải chịu thêm chi phí ngoài tiền lương của họ, chẳng hạn như tiền thưởng cho trách nhiệm đào tạo bổ sung của họ.
• Tài liệu và tài nguyên đào tạo: Chi phí liên quan đến việc mua hoặc phát triển sổ tay đào tạo, khóa học trực tuyến, mô-đun tương tác và các tài liệu giáo dục khác. Việc tạo những tài liệu này từ đầu có thể tốn thời gian và đòi hỏi chuyên môn cao, đặc biệt khi nội dung cần được điều chỉnh cho phù hợp với vai trò công việc cụ thể hoặc yêu cầu của ngành. Hơn nữa, việc giữ cho nội dung được cập nhật và phù hợp trong các ngành thay đổi nhanh chóng đặt ra một thách thức nữa.
• Công cụ phần mềm: Chi phí cho nền tảng học tập trực tuyến, hệ thống quản lý học tập (LMS), lớp học ảo và bất kỳ công cụ phần mềm nào khác được sử dụng trong chương trình đào tạo nhân viên của bạn. Các chi phí này thay đổi dựa trên các yếu tố như số lượng người dùng, mức độ phức tạp của các tính năng được cung cấp và mức độ tùy chỉnh được yêu cầu.
• Địa điểm và thiết bị: Đối với các buổi đào tạo trực tiếp do người hướng dẫn hướng dẫn, chi phí liên quan đến việc thuê địa điểm bên ngoài và các thiết bị cần thiết (như máy chiếu, máy tính xách tay, hệ thống âm thanh, v.v.) chiếm một phần đáng kể trong chi phí trực tiếp. Phí sử dụng bổ sung có thể được bổ sung nếu hoạt động đào tạo yêu cầu cơ sở vật chất chuyên dụng ngoài địa điểm tiêu chuẩn, chẳng hạn như phòng thí nghiệm, xưởng hoặc trung tâm mô phỏng.
• Đi lại và ăn ở: Những chi phí này liên quan đến đào tạo bên ngoài và bao gồm vận chuyển, lưu trú tại khách sạn và trợ cấp hàng ngày cho người tham gia. Chi phí này thay đổi đáng kể dựa trên địa điểm đào tạo và số lượng người tham dự.
• Phí kiểm tra: Trong trường hợp chương trình đào tạo kết thúc bằng bài đánh giá chính thức hoặc kỳ thi cấp chứng chỉ thì thường có các chi phí liên quan. Những khoản phí này có thể rất lớn, đặc biệt đối với những bằng cấp được quốc tế công nhận.

Mặc dù các danh mục được liệt kê bao gồm các chi phí trực tiếp chính trong đào tạo nhân viên, các chi phí bổ sung có thể phát sinh dựa trên các yếu tố như quy mô công ty, đối tượng mục tiêu đào tạo và tính chất cụ thể của đào tạo.

• Chi phí gián tiếp (Các chi phí không được tính vào chương trình đào tạo)

Trong khi chi phí trực tiếp dễ thấy hơn và dễ tính toán hơn thì chi phí gián tiếp trong đào tạo nhân viên ít rõ ràng hơn nhưng cũng không kém phần quan trọng. Những chi phí này không được tính trực tiếp vào các chương trình đào tạo nhưng nó ảnh hưởng đến ngân sách đào tạo chung và hiệu quả của chương trình. Những chi phí này thường bao gồm: 

• Chi phí cơ hội: Điều này thể hiện sự mất năng suất khi nhân viên tham gia đào tạo thay vì thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên. Mặc dù không phải là một giao dịch tài chính trực tiếp nhưng giá trị của công việc không được thực hiện trong thời gian này, tương ứng với mức lương hàng năm của nhân viên, là một chi phí thực sự đối với công ty. Ví dụ: nếu một nhân viên kiếm được 100.000đ mỗi giờ dành 8 giờ để đào tạo thì chi phí cơ hội là 800.000đ – một con số không được lập hóa đơn nhưng ngầm phát sinh.
• Giảm năng suất trong quá trình chuyển đổi: Sau khi đào tạo, nhân viên thường cần thời gian để thích ứng với các kỹ năng hoặc công nghệ mới, dẫn đến năng suất bị giảm tạm thời. Giai đoạn giảm hiệu quả này không được tính trực tiếp vào chi phí của chương trình đào tạo mà là chi phí gián tiếp do quá trình học tập.
• Chi phí cơ sở hạ tầng cho đào tạo nội bộ: Việc sử dụng không gian, tiện ích và bảo trì của công ty thường liên quan đến các chi phí thường không được tính vào chi phí đào tạo. Mặc dù các nguồn lực này rất quan trọng để tiến hành đào tạo nhưng những chi phí liên quan của chúng lại được tổ chức tiếp nhận một cách gián tiếp và không được phản ánh trong các hóa đơn của chương trình đào tạo cụ thể.

Khi xem xét chi phí gián tiếp, việc áp dụng một khuôn khổ xác định mọi nguồn lực của công ty đang được sử dụng trong quá trình đào tạo nhưng không được tính phí rõ ràng cho các chương trình đào tạo là điều cần thiết. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ thời gian của nhân viên đến không gian vật chất và các tiện ích – về cơ bản, bất kỳ tài sản nào công ty trả để hỗ trợ các hoạt động đào tạo. Việc nhận biết các nguồn lực này đảm bảo bức tranh tài chính chính xác và đầy đủ hơn về khoản đầu tư đào tạo của bạn.

Tóm lại, việc tính toán chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên là một phần quan trọng của quá trình quản lý nhân sự và phát triển tổ chức. Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc đầu tư vào đào tạo nhân viên không chỉ là một nhu cầu mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách phân tích tỉ mỉ các chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến việc đào tạo, tổ chức có thể hiểu rõ hơn về nguồn lực cần thiết và lợi ích mà việc đầu tư vào đào tạo mang lại. Đồng thời, việc tính toán chi phí đào tạo cũng giúp đánh giá được hiệu suất và giá trị của chương trình đào tạo, từ đó tối ưu hóa các nguồn lực và nâng cao sự hiệu quả của hoạt động đào tạo. Với những thông tin và chiến lược phù hợp, tổ chức có thể xây dựng và duy trì một chương trình đào tạo nhân viên đáng tin cậy và hiệu quả, giúp nâng cao năng lực và sự chuyên nghiệp của nhân viên, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức trong tương lai.