Thông thường, khi kết quả đầu ra không như mong đợi và hiệu quả làm việc thấp, chúng ta có xu hướng nhanh chóng đổ lỗi cho nhân viên. Ngược lại, nhân viên cũng thường đưa ra nhiều lý do để biện minh cho tình trạng không tốt này, tạo ra một vòng lặp vô tận.

Nếu hiệu quả làm việc không được cải thiện dù bạn có nỗ lực thế nào, có lẽ đã đến lúc bạn cần tìm hiểu sâu hơn về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Có thể chính các công cụ quản lý mà bạn đang sử dụng mới là yếu tố kìm hãm hiệu quả của doanh nghiệp.

Vậy tại sao công cụ quản lý bạn đang sử dụng lại có thể gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp?

1. Công cụ quản lý không bắt kịp xu thế hiện nay

Trong kỷ nguyên 4.0 với những tiến bộ vượt bậc về công nghệ và tự động hóa, việc lập kế hoạch hay thời gian biểu bằng tay đã trở nên lỗi thời. “Công nghệ lạc hậu” là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hiệu quả làm việc không cao. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng nhân viên bán thời gian hoặc làm việc từ xa, nhưng lại thiếu các phần mềm quản lý trực quan, tự động và online. Ngoài ra, quản lý nhiều dự án cùng lúc mà không có công cụ trực quan để theo dõi tiến độ dễ dẫn đến lãng phí nguồn lực và chi phí.

2. Nhân viên không biết cách sử dụng công cụ quản lý

Nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới hoặc bán thời gian, không biết cách sử dụng phần mềm quản lý. Một phần mềm quản lý đắt tiền chưa đủ, nó cần phải trực quan, thân thiện và đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Sau khi chọn được phần mềm phù hợp, việc hướng dẫn sử dụng qua tài liệu hoặc đào tạo trực tiếp là rất cần thiết để đảm bảo nhân viên sử dụng hiệu quả.

3. Thiếu giám sát tiến độ công việc

Một rào cản khác là việc tiến độ công việc không được giám sát chặt chẽ. Nhân viên thường ngại báo cáo nhiều, dẫn đến việc tiến độ bị “chôn chặt” cho đến khi hoàn thành. Quản lý không chủ động nắm bắt mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, phải yêu cầu báo cáo từ nhiều người mới biết được tiến độ dự án, làm mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Nếu phần mềm chỉ tối ưu cho lập kế hoạch và phân công công việc, còn việc cập nhật tiến độ lại mất thời gian, thì việc đổ lỗi cho nhân viên là không công bằng.

Thế nào là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả?

Sở hữu công cụ quản lý nhân sự hiệu quả là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới bởi những lợi ích đáng kể mà nó mang lại như tiết kiệm chi phí, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, không phải bất kỳ công cụ nào cũng mang lại những lợi ích này. Mỗi công cụ cần phải phù hợp với mô hình và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

1. Phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, do đó cần chọn lựa công cụ quản lý nhân sự phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của mình. Một công cụ hiệu quả phải hiểu rõ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, tích hợp đa tính năng và linh hoạt để đáp ứng mọi tình huống phát sinh.

2. Quản lý tập trung dữ liệu

Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả cần lưu trữ và quản lý toàn diện thông tin của từng nhân viên từ khi ký hợp đồng lao động đến khi nghỉ việc. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực hợp lý. Ngoài ra, phần mềm cần kết nối các bộ phận thành một hệ thống thống nhất, thuận tiện cho việc trao đổi dữ liệu.

3. Khả năng bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng. Dữ liệu nhân sự là một trong những tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Công cụ quản lý nhân sự phải đảm bảo an toàn cho những thông tin này, đặc biệt là thông tin cá nhân của nhân viên, vì nhân sự là tài nguyên quyết định sự phát triển của tổ chức.

4. Đánh giá trực quan và minh bạch

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cần có khả năng đánh giá nhân viên một cách trực quan và minh bạch. Các số liệu và thông tin phải được trình bày rõ ràng, dễ theo dõi và lưu trữ. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá và đưa ra các quyết định quản lý chính xác.

5. Ứng dụng công nghệ mới nhất

Trong kỷ nguyên số hóa, việc áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình quản lý nhân sự là điều kiện cần để doanh nghiệp phát triển. Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nên tích hợp các công nghệ mới như QR code, liên kết dữ liệu để hỗ trợ chiến lược nhân sự, đảm bảo doanh nghiệp luôn bắt kịp xu hướng và đạt được hiệu quả tối ưu.

Như vậy, công cụ quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ là một phần mềm đơn thuần mà phải là một giải pháp toàn diện, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo quản lý dữ liệu tập trung, bảo mật thông tin, đánh giá minh bạch và ứng dụng công nghệ tiên tiến.

Phương pháp xử lý vấn đề hiệu quả làm việc

Để khắc phục tình trạng hiệu quả làm việc thấp, cần có một chiến lược toàn diện bao gồm cả việc nâng cao kỹ năng của nhân viên và cải thiện các công cụ quản lý. 

Trước hết, tổ chức nên đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên. Những khóa học về quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và phối hợp tốt hơn với đồng nghiệp. Đồng thời, việc thiết lập các chương trình động viên và khen thưởng hợp lý sẽ tạo động lực cho nhân viên, giúp họ cảm thấy được công nhận và gắn kết hơn với công việc. 

Bên cạnh đó, việc cải tiến và hiện đại hóa các công cụ quản lý cũng rất quan trọng. Sử dụng các phần mềm quản lý dự án, hệ thống CRM và các công cụ cộng tác trực tuyến sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả. Các công cụ này không chỉ giúp theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng mà còn tạo điều kiện cho nhân viên chia sẻ thông tin và tài nguyên một cách hiệu quả. Ngoài ra, việc rà soát và đơn giản hóa các quy trình làm việc cũng cần được thực hiện thường xuyên để loại bỏ những bước không cần thiết và giảm thiểu sự phức tạp. Tạo ra các quy trình chuẩn hóa và rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Điều đặc biệt quan trọng không kém là phải đề nhân viên có thời gian làm quen với hệ thống, và lắng nghe ý kiến của họ khi cần

Cuối cùng, phong cách quản lý cũng cần được điều chỉnh để phù hợp hơn với nhu cầu của nhân viên. Quản lý nên lắng nghe và hỗ trợ nhân viên, tạo ra môi trường làm việc thân thiện và cởi mở. Việc thiết lập các buổi họp định kỳ để trao đổi thông tin, phản hồi và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời sẽ giúp duy trì sự liên kết chặt chẽ giữa quản lý và nhân viên. Tóm lại, bằng cách kết hợp giữa việc nâng cao năng lực cá nhân và cải tiến các công cụ, quy trình quản lý, tổ chức sẽ có thể khắc phục tình trạng hiệu quả làm việc thấp và đạt được những kết quả tốt hơn trong công việc.