Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu đào tạo và phát triển nhân sự đã trở thành một phần không thể thiếu của chiến lược tổ chức. Theo Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ, các chương trình đào tạo mang lại cho các công ty tỷ suất lợi nhuận cao hơn 24% so với những công ty không đầu tư vào đào tạo. Đào tạo không chỉ có tác động đến năng suất, tăng trưởng và văn hóa công ty mà còn có mối tương quan chặt chẽ với việc giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, để thực hiện các chương trình đào tạo thành công, việc lập kế hoạch ngân sách cho đào tạo là một bước không thể thiếu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thiết lập một ngân sách đào tạo nhân sự một cách hiệu quả.

1. Xác định mục tiêu của công ty

Bước đầu tiên trong quá trình thiết lập ngân sách đào tạo là xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo của tổ chức. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về chiến lược tổ chức và nhận thức rõ ràng về những gì tổ chức muốn đạt được thông qua việc đào tạo nhân sự. Cụ thể, quá trình này bao gồm hai phần chính:

• Xác định các kỹ năng cần đào tạo

Để xác định mục tiêu đào tạo, tổ chức cần phải xác định rõ ràng các kỹ năng mà nhân viên cần phải phát triển để đạt được mục tiêu tổ chức. Điều này có thể bao gồm kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng mềm, hoặc kỹ năng chuyên ngành cụ thể. Việc xác định các kỹ năng cần thiết sẽ giúp tập trung đầu tư vào những lĩnh vực quan trọng nhất và đem lại lợi ích cao nhất cho tổ chức.

Ví dụ, một tổ chức công nghệ có thể quyết định đầu tư vào đào tạo nhân viên về các kỹ năng lập trình mới để nắm vững các công nghệ mới nhất. Trong khi đó, một tổ chức dịch vụ khách hàng có thể tập trung vào việc phát triển kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề của nhân viên để cải thiện chất lượng dịch vụ.

•  Xác định nhu cầu đào tạo cụ thể của nhân viên

Sau khi xác định các kỹ năng cần đào tạo, tổ chức cần phải đi sâu vào việc định rõ nhu cầu đào tạo cụ thể của từng nhân viên. Điều này có nghĩa là phải đánh giá và đối chiếu hiệu suất làm việc của từng nhân viên với mục tiêu đào tạo của tổ chức và xác định những kỹ năng mà họ cần cải thiện hoặc phát triển

Việc định rõ nhu cầu đào tạo cụ thể của nhân viên sẽ giúp tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và ngân sách, tránh việc đào tạo không cần thiết và tập trung vào việc phát triển những kỹ năng quan trọng nhất cho từng nhóm nhân viên.

Bằng cách kết hợp việc xác định các kỹ năng cần đào tạo và nhu cầu đào tạo cụ thể của nhân viên, tổ chức có thể xây dựng một mục tiêu đào tạo rõ ràng và hiệu quả, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển bền vững cho tổ chức.

2. Ước lượng chi phí

Sau khi đã xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo và nhu cầu đào tạo cụ thể của từng nhân viên, bước tiếp theo là ước lượng chi phí cho chương trình đào tạo. Việc này đòi hỏi sự tính toán tỉ mỉ và cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố chi phí sau:

• Chi phí trực tiếp: Bao gồm các khoản chi phí như phí đào tạo, tài liệu và tài nguyên đào tạo, công cụ phần mềm, địa điểm và thiết bị, cũng như các chi phí liên quan đến đi lại và ăn ở cho nhân viên tham gia đào tạo.
• Chi phí gián tiếp: Bao gồm chi phí cơ hội do mất năng suất của nhân viên trong quá trình tham gia đào tạo, giảm năng suất trong giai đoạn chuyển đổi sau đào tạo, và các chi phí cơ sở hạ tầng cho đào tạo nội bộ.
• Khoản dự phòng: Để đảm bảo rằng ngân sách đào tạo đủ linh hoạt để xử lý các tình huống không mong muốn hoặc chi phí không dự kiến.

>>> Xem thêm bài viết sau: Làm thế nào để tính toán chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên?

3. Phân bổ ngân sách

Sau khi đã ước lượng chi phí, việc phân bổ ngân sách cho các hoạt động đào tạo là bước quan trọng tiếp theo. Việc phân bổ ngân sách phải dựa trên ưu tiên và mức độ quan trọng của các chương trình đào tạo, cũng như sự cân nhắc về hiệu suất và lợi ích mà từng chương trình đem lại.

Cần xem xét kỹ lưỡng về việc phân bổ ngân sách cho các chương trình đào tạo ưu tiên cao, có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chiến lược và nhu cầu phát triển của tổ chức. Đồng thời, cũng cần cân nhắc về việc phân bổ ngân sách cho các chương trình đào tạo có lợi ích dài hạn và khả năng áp dụng cao trong tổ chức.

Một phát hiện quan trọng từ Báo cáo hiện trạng L&D năm 2022 của Mettl nêu bật việc thiếu kế hoạch và phân bổ ngân sách hợp lý là một trong ba thách thức hàng đầu liên quan đến L&D. Để giải quyết vấn đề này, hãy xem xét các mẹo sau để phân bổ ngân sách 1 cách hiệu quả:

• Phân bổ khác nhau theo vai trò và bộ phận: Nhận thức rằng các vai trò và bộ phận khác nhau có thể có nhu cầu đào tạo khác nhau và khả năng tác động khác nhau. Phân bổ ngân sách để ưu tiên các lĩnh vực có giá trị cao hoặc có tác động lớn, xem xét cả năng lực hiện tại và yêu cầu trong tương lai.
• Cân bằng giữa nhu cầu trước mắt và sự phát triển trong tương lai: Mặc dù điều quan trọng là phải giải quyết những khoảng trống về kỹ năng của nhân viên hiện tại nhưng cũng cần phân bổ nguồn lực cho các kỹ năng trong tương lai. Những kỹ năng và năng lực này sẽ rất quan trọng cho sự phát triển của tổ chức. Đảm bảo sự cân bằng giữa mục tiêu phát triển ngắn hạn và dài hạn.
• Phân bổ cho thử nghiệm: Dành một phần ngân sách để thử nghiệm các phương pháp và công nghệ đào tạo tiên tiến hứa hẹn nâng cao kết quả học tập.
• Ưu tiên các sáng kiến ​​có ROI cao: Tập trung phân bổ ngân sách cho các sáng kiến ​​đào tạo có lợi tức đầu tư tiềm năng cao nhất, đặc biệt là những sáng kiến ​​liên quan trực tiếp đến việc cải thiện hiệu quả kinh doanh và năng suất của nhân viên.
• Hỗ trợ đa dạng hóa kỹ năng: Phân bổ kinh phí cho các chương trình khuyến khích đa dạng hóa kỹ năng, chuẩn bị cho nhân viên đảm nhận các vai trò đa chức năng và thích ứng với những thay đổi tại nơi làm việc trong tương lai.

Những khuôn khổ này trang bị cho bạn cơ sở lý luận có cấu trúc cho việc phân bổ vốn của bạn, biến quy trình lập ngân sách thường phức tạp thành một bài tập mang tính chiến lược, có định hướng mục tiêu.

4. Theo dõi và đánh giá

Việc theo dõi và đánh giá kết quả của các hoạt động đào tạo là bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch ngân sách đào tạo. Việc này giúp tổ chức đảm bảo rằng nguồn lực và ngân sách được sử dụng một cách hiệu quả và mang lại lợi ích tối đa cho tổ chức. Bằng cách theo dõi và đánh giá, tổ chức có thể xác định được các điểm mạnh và điểm yếu của các chương trình đào tạo, từ đó tối ưu hóa các hoạt động đào tạo trong tương lai. Đồng thời, việc này cũng giúp tổ chức thích nghi với các thay đổi và phát triển liên tục trong môi trường kinh doanh. Các dữ liệu cần phân tích để tối ưu chi phí L&D bao gồm: 

• Điều chỉnh dựa trên phân tích ROI: Thường xuyên tiến hành phân tích ROI cho các chương trình đào tạo của bạn. Chuyển phân bổ ngân sách sang các sáng kiến ​​đã chứng minh được lợi nhuận tài chính rõ ràng hoặc tác động tích cực đến các chỉ số hiệu suất, đảm bảo rằng chi tiêu của bạn là một khoản đầu tư chứ không chỉ là chi phí.
• Tối ưu hóa chi phí cho mỗi người học: Sử dụng số liệu “chi phí cho mỗi người học” để xác định các lĩnh vực có thể cải thiện hiệu quả. Hãy cân nhắc mở rộng quy mô các chương trình thành công thông qua nền tảng kỹ thuật số hoặc các buổi họp nhóm để giảm chi phí cho mỗi người tham gia mà không ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo.
• Điểm chuẩn so với tỷ lệ doanh thu: Sử dụng KPI “Chi tiêu L&D tính theo phần trăm doanh thu” làm điểm chuẩn để đảm bảo khoản đầu tư của bạn vào L&D là bền vững và phù hợp với tình hình tài chính của tổ chức bạn. Điều chỉnh ngân sách L&D của bạn để duy trì tỷ lệ thuận với những thay đổi về doanh thu, đảm bảo đầu tư nhất quán vào việc phát triển lực lượng lao động của bạn.
• Phân bổ lại sự gắn kết và ứng dụng: Các nhà lãnh đạo L&D và nhân sự coi sự gắn kết của nhân viên là lý do hàng đầu để tăng ngân sách. Điều quan trọng là phải ưu tiên tài trợ cho các chương trình đào tạo không chỉ có tỷ lệ hoàn thành cao mà còn thể hiện bằng chứng rõ ràng về tính ứng dụng tại nơi làm việc.

Tóm lại, việc lập kế hoạch ngân sách đào tạo nhân sự đòi hỏi sự tính toán tỉ mỉ, cân nhắc kỹ lưỡng và theo dõi đánh giá đều đặn. Bằng cách này, tổ chức có thể đảm bảo rằng việc đầu tư vào đào tạo mang lại lợi ích cao nhất và đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của tổ chức.