5 chỉ số quan trọng nhất để đo lường hiệu quả của chương trình đào tạo

Trong tình hình thị trường hiện nay, cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc đầu tư vào phát triển nhân sự là một yếu tố quyết định để tổ chức có thể tồn tại và phát triển. Trong bối cảnh này, chương trình đào tạo trở thành một tất yếu để nâng cao năng lực và hiệu suất của nhân viên. Chương trình đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực và hiệu suất của nhân viên, từ đó tạo điều kiện cho sự thành công của tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng các chương trình đào tạo thực sự mang lại giá trị, việc đo lường hiệu quả của chúng là không thể thiếu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm hiệu quả của chương trình đào tạo, tầm quan trọng của việc đo lường hiệu quả đào tạo, cùng với những chỉ số và phương pháp phổ biến được sử dụng để đánh giá hiệu quả của chương trình. 

Hiệu quả của chương trình đào tạo là gì?

Hiệu quả đào tạo là mức độ mà một chương trình đào tạo đạt được các mục tiêu dự kiến và mang lại giá trị cho tổ chức hoặc cá nhân tham gia. Nó đo lường sự thành công của chương trình đào tạo trong việc cung cấp kiến thức, kỹ năng, và nhận thức mới cho học viên và xem xét mức độ mà những học viên này có thể áp dụng những gì đã học vào công việc. Bằng cách hiểu và đo lường hiệu quả đào tạo, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt để nâng cao chiến lược đào tạo và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Tại sao các số liệu đo lường hiệu quả đào tạo lại quan trọng?

Thống kê chứng minh rằng các công ty trên toàn cầu đầu tư rất nhiều vào đào tạo và phát triển nhân viên. Theo ASTD, tổng chi tiêu cho đào tạo nhân viên ở Mỹ là 165 tỷ USD và trung bình một nhân viên nhận được 30,3 giờ học mỗi năm. Chi phí trung bình để đào tạo mỗi nhân viên là 1.195 USD. Những con số này thể hiện rằng các tổ chức rất quan tâm đến việc đào tạo. Với rất nhiều nỗ lực dành cho việc đào tạo như thế, câu hỏi đặt ra là: Liệu đào tạo có thực sự đáng giá với chi phí bỏ ra không?

Theo đó, tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên sau khi tham gia các chương trình cải thiện được năng suất và phát triển kỹ năng tổng thể phù hợp để thực hiện công việc của họ. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp quan tâm đến việc xác định các số liệu và phương pháp để đo lường hiệu quả đào tạo. Bằng cách theo dõi dữ liệu như sự hài lòng của nhân viên, khả năng lưu giữ kiến ​​thức và cải thiện kỹ năng, doanh nghiệp có thể xác định được những gì cần cải thiện trong chương trình đào tạo của tổ chức. 

5 Chỉ số quan trọng trong đo lường hiệu quả của đào tạo

1. Tỷ lệ hoàn thành (Completion Rate)

    Tỷ lệ này đo lường tỷ lệ học viên hoàn thành khóa học hoặc chương trình đào tạo so với tổng số học viên tham gia ban đầu. Công thức cụ thể để tính toán chỉ số này như sau: 

    Tỷ lệ hoàn thành = Số nhân viên hoàn thành khóa học / Số người tham gia ban đầu

    Trong đó: 

    • Số nhân viên hoàn thành khóa học là tổng số lượng nhân viên đã hoàn thành và đạt được mục tiêu của khóa học hoặc chương trình đào tạo cụ thể. Đây là số lượng nhân viên đã tham gia vào khóa học và sau đó đã hoàn thành tất cả các yêu cầu và bài kiểm tra được đặt ra, đạt được tiêu chuẩn đánh giá hoặc mục tiêu đã được đề ra.
    • Số người tham gia ban đầu là tổng số lượng nhân viên hoặc cá nhân đã đăng ký và tham gia vào khóa học hoặc chương trình đào tạo từ đầu.

    Tỷ lệ hoàn thành cao thường cho thấy rằng chương trình đào tạo thu hút và giữ chân học viên một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm nội dung hấp dẫn và thú vị, phương pháp giảng dạy hiệu quả, cũng như hỗ trợ và hỗ trợ từ tổ chức. Vì thế, các học viên sẽ dành nhiều thời gian và nỗ lực để hoàn thành khóa học.

    Khi tỷ lệ hoàn thành (Completion Rate) của một khóa học hoặc chương trình đào tạo là thấp, điều này có thể chỉ ra một số vấn đề trong quá trình đào tạo hoặc trong chương trình chính. Thứ nhất, nội dung của khóa học có thể quá khó hoặc không phù hợp với nhu cầu hoặc trình độ của học viên. Phương pháp giảng dạy có thể không hấp dẫn hoặc không phù hợp với phong cách học của học viên. Hoặc có thể do chương trình đào tạo không linh hoạt trong khi nhân viên quá bận rộn, dẫn đến việc họ gặp khó khăn trong việc hoàn thành khóa học theo đúng kế hoạch.

    Khi đó, doanh nghiệp cần phải xem xét lại nhu cầu của nhân viên và điều chỉnh chương trình đào tạo bao gồm: Cải thiện nội dung, cung cấp hỗ trợ học tập bổ sung, hoặc tăng cường sự tương tác và hỗ trợ từ giáo viên và đồng nghiệp. Đồng thời cần khảo sát học viên để tìm hiểu khó khăn hoặc rào cản mà họ gặp phải trong việc hoàn thành khóa học, bao gồm thời gian học không đủ, khó khăn trong việc hiểu nội dung, hoặc thiếu hỗ trợ từ phía tổ chức.

    2. Tỷ lệ đậu (Pass Rate) 

      Tỷ lệ đậu (Pass Rate) là chỉ số quan trọng trong đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo nhằm đo lường tỷ lệ học viên vượt qua bài Test kiểm tra cuối cùng của khóa học. Công thức cụ thể để tính toán chỉ số này như sau:

       Tỷ lệ đậu = Số nhân viên qua bài Test / Số người tham gia

      Trong đó:

      • Số nhân viên qua bài Test là: Tổng số lượng nhân viên số lượng nhân viên đã tham gia bài kiểm tra và đạt được điểm số đạt yêu cầu hoặc cao hơn để được coi là đã vượt qua bài kiểm tra, đánh giá cuối cùng của khóa học hoặc chương trình đào tạo.
      • Số người tham gia là tổng số lượng cá nhân hoặc nhân viên tham gia vào chương trình đào tạo hoặc khóa học trong một khoảng thời gian cụ thể.

      Nếu tỷ lệ đậu cao, điều này thường cho thấy số lượng lớn học viên dành nhiều thời gian và nỗ lực để học tập và chuẩn bị cho bài kiểm tra để đạt được kết quả tốt. Bên cạnh đó, 

      Ngược lại, nếu tỷ lệ đậu thấp cho thấy rằng chương trình đào tạo có thể không cung cấp đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên để vượt qua bài kiểm tra hoặc đánh giá. Điều này có thể xuất phát từ sự không phù hợp giữa nội dung đào tạo và yêu cầu công việc thực tế hoặc từ việc thiếu rõ ràng về tiêu chuẩn đánh giá. Từ đó cần xem xét lại tiêu chuẩn đánh giá để đảm bảo rằng chúng phản ánh đúng mức độ kiến thức và kỹ năng mà chương trình đào tạo muốn đạt được.

      3. Thời gian trung bình để hoàn thành khóa học

        Thời gian trung bình để hoàn thành (Average Time to Completion) là một KPI (Key Performance Indicator) quan trọng trong đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo. Chỉ số này đo lường thời gian trung bình mà một người học mất để hoàn thành một khóa học hoặc chương trình đào tạo từ khi họ đăng ký cho đến khi họ hoàn thành nó. Công thức cụ thể để tính toán chỉ số này như sau:

        Thời gian trung bình để một học viên hoàn thành khóa học = Tổng thời gian hoàn thành/Số học viên hoàn thành

        Trong đó:

        • Tổng thời gian hoàn thành là: Tổng thời gian mà tất cả học viên đã mất để hoàn thành khóa học hoặc chương trình đào tạo.
        • Số học viên hoàn thành là: Tổng số học viên đã hoàn thành khóa học hoặc chương trình đào tạo.

        Khi chỉ số thời gian trung bình để hoàn thành (Average Time to Completion) của một chương trình đào tạo cao, có thể là dấu hiệu cho thấy tồn tại một số vấn đề trong chương trình đào tạo đó. Đầu tiên, khó khăn trong nội dung hoặc phương pháp giảng dạy có thể là nguyên nhân. Chương trình đào tạo có thể không được tổ chức một cách hiệu quả, hoặc nội dung của nó có thể quá khó hiểu đối với học viên. Phương pháp giảng dạy có thể không phù hợp hoặc không đủ hấp dẫn để giữ cho học viên tham gia tích cực và hoàn thành chương trình. Thứ hai, việc thiếu hỗ trợ hoặc phản hồi cũng có thể góp phần vào việc kéo dài thời gian hoàn thành. Học viên có thể gặp khó khăn trong việc tiếp cận tài liệu học, không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ giáo viên hoặc đồng nghiệp, hoặc không có cơ hội để thảo luận và trao đổi ý kiến, dẫn đến việc họ mất thêm thời gian để tự học hoặc hiểu rõ hơn về nội dung. Cuối cùng, thiếu linh hoạt trong lịch trình cũng có thể là một vấn đề. Chương trình đào tạo có thể không linh hoạt đủ để phản ánh lịch trình bận rộn của các học viên. Điều này có thể dẫn đến việc học viên gặp khó khăn trong việc tham gia và hoàn thành các phần của chương trình, khiến cho thời gian hoàn thành trở nên kéo dài hơn so với dự kiến.

        Chỉ số này cung cấp thông tin quan trọng về tốc độ tiến trình học của các học viên trong chương trình đào tạo. Nếu thời gian trung bình để hoàn thành là cao, có thể cho thấy rằng chương trình đào tạo cần điều chỉnh để tối ưu hóa quá trình học, giảm bớt thời gian cần thiết cho mỗi học viên để hoàn thành.

        4. Chi phí đào tạo cho mỗi học viên

          Chi phí này đo lường số tiền trung bình mà tổ chức phải chi trả để đào tạo một học viên. Công thức cụ thể để tính toán chỉ số này như sau:

          Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên = Tổng chi phí đào tạo / Số người tham gia

          Trong đó:

          • Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên là tổng chi phí chia cho số lượng người tham gia. Trong đó, tổng chi phí đào tạo bao gồm các chi phí liên quan đến việc phát triển và triển khai chương trình đào tạo bao gồm: Chi phí thiết kế nội dung vài tài liệu đào tạo, chi phí của giảng viên hoặc người hướng dẫn, chi phí thuê địa điểm, và bất kỳ chi phí phụ khác liên quan đến việc tổ chức và thực hiện các hoạt động đào tạo…
          • Số người tham gia là tổng số lượng cá nhân hoặc nhân viên tham gia vào chương trình đào tạo hoặc khóa học trong một khoảng thời gian cụ thể.

          Nếu chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên cao, điều đó thường cho thấy một số vấn đề hoặc tình huống như: Tổ chức đang sử dụng tài nguyên quá nhiều hoặc không hiệu quả, dẫn đến việc tăng chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các phương pháp đào tạo không hiệu quả, hoặc sử dụng các tài nguyên đắt tiền mà không cần thiết. Hoặc có thể tổ chức đang gặp phải vấn đề về quản lý chi phí, không thể kiểm soát được chi phí đào tạo một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí tài nguyên và tăng chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên. Ngoài ra, nếu chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên cao, có thể cho thấy rằng chương trình đào tạo không cung cấp đủ giá trị hoặc không hấp dẫn đối với nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc giảm sự tham gia và hiệu suất của chương trình. Lúc này, tổ chức có thể cân nhắc xem có cách nào để tối ưu hóa chi phí hoặc tìm kiếm các phương thức đào tạo hiệu quả hơn

          Ngược lại, việc chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên thấp thường là một dấu hiệu tích cực, chỉ ra rằng tổ chức đang thực hiện các biện pháp hiệu quả để tối ưu hóa quản lý chi phí đào tạo và cung cấp chương trình đào tạo hấp dẫn và giá trị cho nhân viên.

          5. Tỉ lệ ROI (Return on Investment)

            ROI là chỉ số đo lường lợi ích kinh tế so với chi phí đầu tư vào chương trình đào tạo. Tỉ lệ này tính toán bằng cách so sánh giá trị được tạo ra từ chương trình đào tạo (như tăng doanh số, giảm chi phí, tăng năng suất) so với chi phí tổ chức chương trình đào tạo. Công thức cụ thể để tính toán chỉ số này như sau:

            ROI đào tạo = Thay đổi lợi nhuận do đào tạo / Tổng chi phí đào tạo

            Trong đó:

            • Thay đổi lợi nhuận do đào tạo: Đây là sự thay đổi trong lợi nhuận hoặc giá trị kinh doanh mà tổ chức có được sau khi triển khai chương trình đào tạo. Thay đổi này có thể bao gồm tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí hoạt động, tăng năng suất lao động, hoặc các lợi ích khác có thể liên quan đến việc cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
            • Tổng chi phí đào tạo: Đây là tổng số tiền mà tổ chức đã chi tiêu cho việc phát triển và triển khai chương trình đào tạo. Điều này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc thiết kế, triển khai, và quản lý chương trình đào tạo, bao gồm cả chi phí thiết kế nội dung, chi phí giảng viên, chi phí phát triển hệ thống đào tạo, và các chi phí khác.

            Bằng cách so sánh chi phí đào tạo với kết quả cải thiện hiệu suất, các tổ chức có thể xác định liệu các chương trình đào tạo có mang lại giá trị hay không và điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp. Các chương trình đào tạo nhân viên tốt nhất đã được chứng minh là mang lại ROI cao, nghĩa là tổ chức có thể tự tin rằng việc đào tạo mang lại giá trị lớn hơn chi phí. Các công ty đầu tư vào đào tạo chất lượng đã thấy tỷ suất lợi nhuận của họ tăng tới 24%. Tuy nhiên, nếu tỉ lệ ROI thấp, có thể cần xem xét và điều chỉnh chương trình để tối ưu hóa lợi ích. 

            Ngược lại, khi ROI đào tạo thấp, điều này thường chỉ ra rằng chương trình đào tạo không đạt được kết quả kinh tế mong đợi so với chi phí đầu tư vào nó. Có một số vấn đề có thể gây ra tình trạng này. Trước hết, chương trình đào tạo có thể không phát huy hiệu quả như mong đợi. Điều này có thể do thiếu tính ứng dụng thực tế của kiến thức và kỹ năng mà chương trình cung cấp. Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc áp dụng những gì họ học được vào công việc hàng ngày của họ, dẫn đến việc không có sự cải thiện đáng kể trong hiệu suất hoặc lợi nhuận. Thứ hai, việc quản lý chi phí đào tạo không hiệu quả cũng có thể góp phần vào việc giảm ROI. Nếu chi phí đầu tư vào chương trình đào tạo không được kiểm soát hoặc quản lý một cách cẩn thận, có thể xảy ra lãng phí tài nguyên và không đem lại giá trị kinh tế đủ lớn. Các chi phí không cần thiết hoặc không hiệu quả có thể làm giảm lợi nhuận cuối cùng mà chương trình đào tạo có thể tạo ra. Tóm lại, việc có một ROI đào tạo thấp có thể là dấu hiệu cho thấy rằng chương trình đào tạo cần được xem xét và cải thiện để đảm bảo rằng nó đem lại giá trị kinh tế đáng kể và ứng dụng thực tiễn cho tổ chức.

            Leave a Reply

            Your email address will not be published. Required fields are marked *

            Share the Post:

            Related Posts